Nên và không nên khi dùng e-mail

[dark]

Với những ưu thế nổi bật như: nhanh chóng, kinh tế, tiện lợi... nên thư điện tử (e-mail) ngày nay đã trở thành một phương tiện thông tin liên lạc rất phổ biến và thông dụng. Nhưng để viết được các e-mail mang tính thân thiện, dễ hiểu nhưng không kém phần trang trọng thì không dễ dàng chút nào. Sau đây, xin giới thiệu với bạn vài điều nên làm và nên tránh khi sử dụng e-mail để liên lạc với người thân và bạn bè để bạn tham khảo:

- Địa chỉ e-mail của người nhận bạn nên nhập vào trường To. Khi cần gửi e-mail cho nhiều người thì bạn nên nhập địa chỉ e-mail của mọi người vào cùng một trường (To hoặc Cc).

- Với những e-mail quan trọng, bạn có thể giữ lại một bản sao để có thể xem lại sau này khi cần hoặc để có thể gửi lại (nếu e-mail bạn gửi trước đó người nhận không nhận được) bằng cách nhập địa chỉ của bạn vào trường Bcc. Bạn nên tạo một hộp thư phụ để lưu trữ các e-mail này.

- Trong trường Subject (chủ đề) của e-mail thì bạn nên xoá bỏ chữ “Re:” sau khi bấm Reply. Chủ đề của e-mail bạn nên viết thật rõ ràng, ngắn gọn và thể hiện được nội dung chính của e-mail. Làm như vậy thì người nhận có thể dễ dàng xử lý các thông tin theo mức độ quan trọng của nội dung.

- Khi gửi e-mail bằng tiếng Việt không dấu thì bạn nên dùng định dạng Plain Text. Bởi vì nếu bạn dùng định dạng Rich Text (HTML) thì đôi khi e-mail của bạn sẽ được xem là thư rác và sẽ không được chuyển đến Inbox của hộp thư người nhận.

- Khi sử dụng tiếng Việt có dấu để viết e-mail, bạn phải dùng font Unicode (Tahoma, Arial, Verdana...). Nhưng bạn cũng cần lưu ý là chỉ với những hộp thư có hỗ trợ định dạng HTML thì người nhận mới có thể đọc được các e-mail mà bạn viết bằng tiếng Việt có dấu. Do vậy, khi muốn dùng tiếng Việt có dấu thì bạn nên gửi thử xem sao rồi mới nên gửi chính thức.

- Khi cần gửi e-mail bằng tiếng Việt có dấu thì bạn nên soạn thảo bằng một chương trình soạn thảo văn bản nào đó (như Microsoft Word chẳng hạn) rồi gửi kèm qua e-mail là chắc nhất (attachment). Khi soạn thảo, bạn nên dùng font Unicode.

- Bạn nên hạn chế dùng những từ có thể gây hiểu lầm, nhất là khi bạn viết bằng tiếng Việt không gõ dấu. Nên dùng những từ ngữ dễ hiểu và thông dụng.

- Khi viết email, bạn nên tránh dùng các lời chào hỏi đầu và cuối thư trịnh trọng như khi viết thư thông thường. Một lời chúc, một câu chào hỏi thân mật là được rồi.

- Không dùng chữ in hoa khi không cần thiết, bạn tuyệt đối không bao giờ gửi một bức email gồm toàn chữ in hoa bởi vì chữ hoa trong e-mail cũng giống như nói lớn tiếng trong khi đối thoại trực tiếp vậy đó.

- Với các hộp thư có dung lượng lớn thì bạn có thể gửi kèm các file có dung lượng vài MB là chuyện bình thường. Nhưng nếu bạn chưa rõ dung lượng của hộp thư người nhận là bao nhiêu thì bạn không nên gửi các e-mail có dung lượng lớn bởi vì có thể làm đầy hộp thư của người nhận và làm cho hộp thư của người nhận không thể nhận thêm được các e-mail khác được gửi sau đó nữa. Bạn nên hỏi ý kiến người nhận trước khi gửi các e-mail có dung lượng lớn.

- Nếu bạn bấm Reply để hồi âm thì sau khi đã viết xong e-mail thì bạn nên xoá bỏ nội dung e-mail cũ (nội dung người gửi đã gửi cho bạn) để bạn có thể gửi nhanh hơn và người nhận nhận về cũng nhanh chóng hơn. Tuy nhiên, nếu bạn và người nhận ít liên lạc với nhau thì bạn có thể để lại nội dung e-mail cũ này để người nhận biết được nội dung đã trao đổi với bạn.