Công Tác Tổ Chức NgàY Hội Truyền Thống Lần Thứ Viii

[LXH]

Nguyên văn bởi Reporter

Zui quá!

BTC tổ chức teambuilding cho các khoá đi. Đầu giờ vào đăng ký là mình biết khoá nào ít khoá nào nhiều rồi, sau đó BTC sẽ tự ghép ngẫu nhiên (có ngẫu nhiên thiệt hay ko thì có trời mới biết, haha) các khoá lại với nhau, ví dụ K93 với K03, K04 làm thành 1 đội, leader là 1 thầy/cô nào đó. Mỗi đội sẽ tập trung lại ngồi cùng 1 bàn, cùng chơi trò chơi tập thể do BTC làm quản trò (mời anh nobi làm quản trò ):

BTC sẽ hơi cực, vì phải tổng hợp nhanh chóng tình hình khách tham dự để lập đội, và kích động mọi người nhiệt tình đổi chỗ ngồi, nhiệt tình tham gia. Nhưng như vậy sẽ giúp các khoá, và đặc biệt là các bạn hơi nhút nhát, có cơ hội làm quen nhau, chứ bình thường mình thấy vô ngày hội thì hầu như mọi người chỉ trò chuyện với những người mình đã quen biết ko à.

Một ý tưởng xuất sắc!!!

[Huynhbaochau1112]

Hiện nay, có rất nhiều ace đã liên lạc và muốn góp sức cho công tác tổ chức ngày hội lần này nhưng vẫn chưa biết phải làm gì. Em xin chia sẻ sơ lược một số thông tin về công tác tổ chức lần này để các ace sắp xếp xem mình tiện tham gia vào phần nào sẽ đăng kí ah.:wink_smile :

- ĐẶT TIỆC ( lựa chọn địa điểm, thời gian, thực đơn,nước uống, đặt cọc, thanh toán...)từ đó tính ra CHI PHÍ và GÍA VÉ.
- CHUẨN BỊ SÂN KHẤU ( Âm thanh, ánh sáng, máy chiếu...phông nền lớn, băng rôn)
- CHUẨN BỊ VÉ + THƯ MỜI ( thiết kế, in vé, in thư mời, thẻ BTC, bảng tên khóa đặt trên bàn tiệc...)
-MỜI THẦY CÔ (gặp thầy cô, phát thư mời, hẹn lịch đón, trả thầy cô...)
-ĐẶT XE CHO THẦY CÔ ( Đón, trả, sắp xếp chỗ ngồi cho thầy cô)
-CHƯƠNG TRÌNH ( Chọn chủ đề, nội dung, sắp xếp nd, trò chơi, các clip trình chiếu...)
-MC ( viết CT theo CĐ, dẫn CT vào ngày tổ chức, dẫn trò chơi, rút thăm trúng thưởng...)
- VĂN NGHỆ + TRÒ CHƠI ( chuẩn bị một số tiết mục ca hát, trò chơi)
- HOA, QUÀ TẶNG, HƯỚNG DẪN & HẬU CẦN (hoa,quà, thùng đựng vé, hướng dẫn mua vé, xé vé, hd đường đi, nhà xe,chỗ ngồi tiệc...)
- BÁN VÉ ( phân chia vé cho một số đại diện các khóa, bán vé, thu tiền, tổng kết...)
-KẾ TOÁN (thu, chi, báo cáo, tổng kết, giữ tiền...)
- TRUYỀN THÔNG ( đưa thông tin ngày hội lên diễn đàn, fb, mail, sms, nhắn miệng, quảng cáo, vân động tham gia...)


Em list ra cơ bản để các ace biết được chúng ta có những cv gi phải tiến hành. Các ace nhắm mình có thể tham gia được việc gì thì đăng kí ah, để thuận tiện và k ảnh hưởng đến công việc của các ace. Theo e thấy, công việc nếu 1,2 người làm thì k xuể chứ chia ra nhiều người, mỗi người 1 tay thì cũng dễ dàng và k mất nhiều thời gian của các ace.

Các CV này sẽ có những cái tiến hành đông thời, và bổ sung cho nhau. Em đưa ra để các ace tham khảo trước và sẽ có 1 buổi cf chúng ta ngồi lại phân chia CV ra làm ( cố gắng set tối giữa tuần sau).
Trước tiên, mong các ace mình hãy chia sẻ thông tin về ngày hội ( 19.8 ) qua tất cả các kênh thông tin, để càng nhiều ace LQD mình biết về chương trình càng tốt.
Cuối cùng, các acemún góp sức cho ngày hội, vui lòng chia sẻ thông tin cho chúng em để tiện liên lạc, bằng cách:

- Send thẳng thông tin vào Note này hoặc FB của em, anh Tâm, diễn đàn cựu hs LQĐ- LA, FB hội cựu hs LQĐ-LA ghi thông tin tên, ,khóa lớp địa chỉ email, fb hoặc

- Send cho em ( [Đăng nhập để xem liên kết. ]) hoặc anh Tâm ( [Đăng nhập để xem liên kết. ]) 1email [subject: HỌP MẶT CỰU HS LQD LẦN 8] ghi thông tin tên, ,khóa lớp địa chỉ email, fb hoặc

- Send cho em ( Châu 0916718720) hoặc ( anh Tâm 0983101897) một SMS cho chúng e biết tên,khóa lớp, email, fb... để chúng e tiện liên lạc hoặc mời họp mặt và chia sẻ thông tin qua GROUP MAIL hoặc SMS.

Khoảng tuần sau, chúng e sẽ set một buổi họp mặt để chúng ta phân chia công việc. Các ace hãy chia sẻ thông tin đến các ace LQD và vận động mọi người cùng tham gia nhé.
CHÀO QUYẾT THẮNG CẢ NHÀ !!!

[Reporter]

Mình ko tham gia được khâu nào hết, nhưng xin phép comment 1 chút về list công việc, có gì ko phải BTC bỏ qua dùm
- MC: nên chia ra 2 loại MC - dẫn chương trình chính và dẫn trò chơi, đấu giá (gọi là quản trò). Vì thuộc 2 style khác nhau hoàn toàn. Có bạn nào kiêm luôn đc cả 2 thì quá tốt.
- Viết chương trình nên kiêm luôn viết lời MC, cái này thì linh động, vì có 1 số bạn MC cũng biết tự viết lời cho mình nói. Tuy nhiên nội dung MC phải gắn sát với concept chương trình nên MC viết xong phải để cho bạn làm chương trình duyệt lại

[Huynhbaochau1112]

Dạ e rất cảm ơn ý kiến của Reporter ah
Về nội dung các công việc này, e cũng chỉ là list ra sơ bộ để các ace có thể hình dung đc chúng ta có những việc nào cần làm.Còn tới lúc vào việc rùi thì sẽ có phân chia lại cụ thể và phù hợp hơn. Các nội dung phân chia cũng sẽ mang tính tương đối, không hoàn toàn riêng rẽ, mà có liên quan với nhau, một số CV sẽ chạy đồng thời, ví dụ như:
- CT sẽ có 1 số "xương": gt chủ đề,hát, chơi trò chơi, trao học bổng...v.v...còn phần "thịt" để MC đắp zô, bay bổng theo ý của người viết. Do đó, bên MC với bên Văn nghệ, Trò Chơi, Hậu Cần... sẽ phối hợp cùng nhau.
- Bên Đặt tiệc và Chuẩn bị SK sẽ phối hợp xem những dịch vụ nào bên NHÀ HÀNG đã cung cấp ( loa, máy chiếu), để bên CBSK liên hệ thuê những cái còn thiếu.
- Bên phụ trách thiết kế Phông Nền cho sân khấu có thể kiêm lun phụ trách tk băng rôn, vé, thư mời...
-Bên phụ trách Mời thầy cô nếu thuận tiện sẽ phụ trách lun đón trước sắp xếp xe cho thầy cô...

Ngoài ra,năm nay chúng e cũng sẽ đẩy mạnh XIN TÀI TRỢ ( ) bởi một số ac năm trước cũng có nhã ý tài trợ hoa, hay băng rôn, phông nền giúp...hay giới thiệu những dịch vụ rẻ, tốt chúng e sẽ cố gắng tận dụng để giảm các chi phí cho chương trình.

Hiện nay, chúng e đang quyết định địa điểm và tính toán chi phí, tuần sau sẽ set một buổi để tập họp ace, phân chia cv. Tiến trình sẽ đc cập nhận thường xuyên để ace mình theo dõi.

CHÀO QUYẾT THẮNG CẢ NHÀ!!!

[mai]

Nguyên văn bởi Reporter

Zui quá!

BTC tổ chức teambuilding cho các khoá đi. Đầu giờ vào đăng ký là mình biết khoá nào ít khoá nào nhiều rồi, sau đó BTC sẽ tự ghép ngẫu nhiên (có ngẫu nhiên thiệt hay ko thì có trời mới biết, haha) các khoá lại với nhau, ví dụ K93 với K03, K04 làm thành 1 đội, leader là 1 thầy/cô nào đó. Mỗi đội sẽ tập trung lại ngồi cùng 1 bàn, cùng chơi trò chơi tập thể do BTC làm quản trò (mời anh nobi làm quản trò ):

BTC sẽ hơi cực, vì phải tổng hợp nhanh chóng tình hình khách tham dự để lập đội, và kích động mọi người nhiệt tình đổi chỗ ngồi, nhiệt tình tham gia. Nhưng như vậy sẽ giúp các khoá, và đặc biệt là các bạn hơi nhút nhát, có cơ hội làm quen nhau, chứ bình thường mình thấy vô ngày hội thì hầu như mọi người chỉ trò chuyện với những người mình đã quen biết ko à.

Tôi thấy đây là một ý kiến hay, tuy nhiên nếu tổ chức team buiding thì phải nắm thật rõ số lượng tham dự ngày hôm đó (cả phát sinh), phải thiết kế trò chơi sao cho phù hợp với các anh chị lớn và các bạn trẻ. Công tác chuẩn bị phải cầu kì hơn, phát sinh chi phí nhiều hơn, đòi hỏi đầu tư chất xám lớn.

Liệu cơm mà mình gắp mắm, tôi vẫn rất tin tưởng vào sức trẻ LQD sẽ có những thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu bữa họp mặt. Khoác chiếc áo mới cho lần họp mặt tiếp theo.

Chúc BTC thành công.

[Hamy103]

Chào mọi người!
Em là Hà My K07, em có một số ý kiến mong được đóng góp vào chương trình lần này:
Theo dự định, chúng ta sẽ tổ chức ở nhà hàng Phong lan - Lý thường kiệt, Em từng làm ở đấy rùi, nhà hàng tuy có mặt bằng rộng, thoải mái, thế nhưng tiền mặt bằng khá đắt, thêm tiền thức ăn thì e nghĩ vượt quá 3tr/ bàn, đó là chứa kể những vấn đề phát sinh khác. vấn đề nấu nướng của nhà hàng theo em chỉ dùng được chữ tạm thôi, ngoài ra tất cả tiệc của nhà hàng tổ chức: tất niên, tân niên,..... đều phải mướn nhóm nấu bên ngoài vào. Họp CHS lần này chủ yếu để giao lưu, trò chuyện, e nghĩ việc ăn uống không quan trọng nhiều (tất nhiên cũng không thể sơ sài), vậy tạo sao chúng ta cần phải bỏ ra một số lượng lớn kinh phí vào vấn đề ăn uống chứ.
Hiện em đang là nhân viên của một số nhóm nấu bên ngoài, em cảm thấy chúng ta có thể mướn người nấu ăn ở đưa vào phục vụ. Nhóm nấu ăn có thể đảm bảo một số điều như nhà hàng:
*Mặt bằng có thể mướn chúng ta, bảo đảm có thể tăng bàn khi vượt quá số người dự kiến, tiền mặt bằng có thể tính vào tiền bàn tiệc hay tính riêng tùy quyết định. Bên nhóm nấu có thể dẫn chúng ta đi xem mặt bằng, rộng, trang trí đẹp
* Chúng ta có thể đặt món ăn tùy ý, đặt bao nhiêu món tùy ý, giá cả có thể dao động từ 1,5tr - 1,7tr / bàn. Về thức ăn thì có thể đảm bảo vệ sinh.
Giá một bàn tiệc như thế bao gồm cả phục vụ, nhóm phục vụ đa số là những sinh viên như tụi em, nên thái độ phục vụ thì có thể yên tâm
Theo những lúc em đi làm, e thấy địa điểm ở nhà văn hóa Q5 - gần cầu Nguyễn TRi Phương khá ổn, mặt bằng có thể để khoàng 70 bàn, trang trí khá đẹp, sân khấu tốt, âm thanh ổn. Níu đặt ở đấy, thêm tiền thức ăn thì khoảng 1tr7 -1tr8 một bàn thôi, Giảm rất nhiều so với bên Phong Lan. Bên nhóm nấu chính của em, vì quen biết nên có thể khuyến mãi rất nhiều thứ, nếu đặt bàn nhiều thì có thể khuyến mãi thêm âm thanh, máy chiếu ......
Hơn nữa, nếu đặt tiệc trong nhà hàng chúng ta phải phụ thuộc vào giờ giấc của họ, không thuận tiện cho lắm, thêm nữa thái độ nhân viên không được tốt. Vậy tại sao mình phải bỏ ra một số lượng tiền lớn để đặt nhà hàng như thế.
Em mong rằng ý kiến trên của em sẽ đóng góp một phần vào Hội CHS lần này. Nếu có thắc mắc thì có thể liên lạc với em qua mail: tranthai.hamy103@gmail hoặc số dt 01695937794.
Chúc Đại Hội thành công tốt đẹp!

[Reporter]

Nguyên văn bởi mai

Tôi thấy đây là một ý kiến hay, tuy nhiên nếu tổ chức team buiding thì phải nắm thật rõ số lượng tham dự ngày hôm đó (cả phát sinh), phải thiết kế trò chơi sao cho phù hợp với các anh chị lớn và các bạn trẻ. Công tác chuẩn bị phải cầu kì hơn, phát sinh chi phí nhiều hơn, đòi hỏi đầu tư chất xám lớn.

Liệu cơm mà mình gắp mắm, tôi vẫn rất tin tưởng vào sức trẻ LQD sẽ có những thay đổi sao cho phù hợp với yêu cầu bữa họp mặt. Khoác chiếc áo mới cho lần họp mặt tiếp theo.

Chúc BTC thành công.

Ngồi tưởng tượng sơ sơ đã thấy cực rồi. Ta nói, "nói thì dễ, làm mới khó". Bởi, tại năm nay mình ko có "dính líu" gì tới BTC hết nên mới dám nói (hehe, just kidding).

À, comment thêm về việc XIN TÀI TRỢ, trong trường hợp muốn đẩy mạnh, thì mình nên có cái thư ngỏ, hoặc 1 cái proposal (đơn giản thôi) ghi rõ:

1. Độ phủ của sự kiện (trước, trong & sau khi diễn ra sự kiện)
2. Các quyền lợi của nhà tài trợ, tuỳ theo mức đóng góp, ví dụ:
- Quảng cáo trên đài truyền hình Long An
- Logo trên vé, logo trên backdrop sân khấu
- Logo trên backdrop chụp hình, trên video clip
- Quảng cáo trên vé (1 mặt là vé, mặt còn lại là quảng cáo) - tuỳ vào mức tài trợ mà in màu hay in trắng đen. Nếu mà in vé bằng máy in bình thường thì có thể chia nhỏ gói tài trợ, chỉ quảng cáo trên 25% số vé chẳng hạn
v.v.
3. Các hình thức tài trợ:
- Tiền mặt
- Quà tặng đấu giá
- Quà tặng bốc thăm trúng thưởng
v.v.

Nói vậy chứ BTC cân nhắc coi có nên làm ko he, vì thực tế là có rất nhiều nhà tài trợ của mình tài trợ vì tấm lòng, ko quan tâm lắm đến quyền lợi

[nobipotter]

Điều quan trọng nhất trong công tác tổ chức là chủ đề của ngày hội truyền thống. BTC phải nghĩ ra chủ đề trước, dự đoán không khí và từ đó chọn địa điêm và viết chương trình, chọn đối tượng khách mời rồi sau cùng mới nghĩ đến chuyện ăn cái gì...

- Chủ đề sâu lắng thân mật (lần 1)
- Chủ đề hoành tráng (lần 3)
- Chù đề hồi tưởng lệ thuộc nhiều vào ánh sáng (lần 2)
- Chủ đề mở năng động nhí nhố (lần 4)
..... địa điểm tùy vào đó sẽ chọn

Chủ đề sẽ xuyên suốt công tác tổ chức, do đó việc đầu tiên là cần nghĩ: lần này mình sẽ làm gì?

[duonghoanghiep]

Năm nay K03 và K04 tổ chức nên các bé sẽ chủ động tìm địa điểm, định hướng chủ đề và triển khai mọi công tác với sự tư vấn của các anh chị.
Hôm rồi nghe Thanh Liêm K94, LX Huy K01, bé Tranh, Tâm K03 và bé Bảo Châu K04 có bàn và phát thảo sơ bộ định hướng chủ đề năm nay.
Cũng giống như tổng kết của anh Nobi thì các năm qua chúng ta đã có các chủ đề sâu lắng, tình cảm về ký ức (lần 1: Chuyện tình LQD, lần 2: Những cánh thư xa, lần 6: LQD Hai mươi năm một chặn đường), hoành tráng, vui nhộn biểu dương cộng đồng CHS LQD (lần 3: Thắp lửa cho quê hương, lần 4: Họp mặt AFC), kêu gọi tình đoàn kết (lần 5: Truyền thống là sự tiếp nối, lần 7: Chung một mái nhà). Tuy vậy trong các năm qua một số mục tiêu của công đồng CHS LQD chúng ta vẫn chưa hoàn thành. Vì vậy các em muôn tiếp tục làm một cái gì đó vì sự phát triển của cộng đồng CHS LQD.
Kể từ khi trường chúng ta thành lập năm 1990 đến khi có sự chuyển đổi thành hai trường PTTH LQD và chuyên Long An, chúng ta đã có khoảng hơn 18 khóa với hơn 2000 anh chị em ra trường. Trên khắp mọi nẻo đường đều có bước chân của anh chị em CHS LQD với rất nhiều ngành nghề, rất nhiều lĩnh vực. Thế nhưng để tạo thành mạng lưới kết nối mơ ước mà nơi đó khi chúng ta cần có thể tìm ra đầu mối liên hệ mỗi khi cần ví dụ như:
- Tôi cần tư vấn về sức khỏe và dịch vụ y tế, kiến thức về dược phẩm, tôi sẽ tìm đến anh chị em nào?
- Tôi cần họp tác đầu tư về tài chính, chứng khoán, ngân hàng tôi cần tìm những ai?
- Tôi cần tham khảo về giáo dục, về hệ thống trường học, dịch vụ tư vấn du học cho con cái, tôi có ai để liên hệ?
- Tôi cần tìm hiểu về thủ tục hải quan, thuế, giấy phép đầu tư hay thủ tục pháp lý tôi cần tìm gặp anh chị em nào đang công tác tại cơ quan hành chính công?
- Tôi có nhu cầu về xây dựng công trình, cần tìm hiểu về kiến trúc xây dựng, vật liệu xây dựng tôi cần gặp anh chị em nào?
- Tôi cần tư vấn, hợp tác về lĩnh vực du lịch lữ hành, nhà hàng khách sạn trong cộng đồng chúng ta có những ai?
- Tôi có nhu cầu liên hệ báo chí, tôi cần sự tư vấn của anh chị em nào?
- Tôi muốn giao lưu với anh chị em về lĩnh vực sân khấu, nghệ thuật tôi cần biết những ai?
- Tôi cần giao lưu các anh chị em trong lĩnh vực quản trị nhân sự, hoạt động thương mại, marketing, quảng cáo, truyền thông, xuất nhập khẩu, công nghệ thông tin… thì cần biết những ai. Trong mỗi nhóm ngành thì ai là người có thể làm đầu mối?
- Và cuối cùng nếu có ai đó thông qua cộng đồng CHS LQD muốn tìm một nửa của riêng mình thì vẫn có thể là một cơ hội để gắn kết…

Có rất nhiều câu hỏi, có rất nhiều sự kỳ vọng, mong mỏi về một công đồng CHS LQD gắn kết, phát triển, họp tác toàn diện để cùng giúp nhau phát triển… nên các bé K03, K04 năm nay sẽ hướng tới chủ đề “Vì một cộng đồng kết nối” hay đại khái là như vậy (vấn đề còn lại sự sắp xếp câu chữ, chọn một cái tên hay, ý nghĩa và từ đó triển khai).

Đó là ý tưởng ban đầu mà các bé có nhờ tôi gửi đến anh chị em góp ý.

[Reporter]

Ý tưởng hay!
Em đề xuất chương trình lấy tên là Tổng đài 1080 Lê Quý Đôn!
Với ý nghĩa là:
- Sự đa dạng ngành nghề của CHS
- Sự nhiệt tình, sẵn sàng giải đáp của CHS đối với CHS
- Cộng đồng CHS luôn luôn kết nối

Hình ảnh chủ đạo là cái điện thoại ống bơ (em nhớ hồi nhỏ mình hay "gọi điện thoại" cho bạn bè bằng cách dùng 2 lon sữa bò hoặc 2 hộp thuốc lá, nối sợi chỉ vô)
Có thể trang trí thêm tí chút là các menu đặt tại mỗi bàn là hình cái điện thoại, hoặc cái vé hình cái ống nghe (hơi mất công, hihi)
Trò chơi team building có thể liên quan tới cái điện thoại (chơi trò tam sao thất bổn chẳng hạn)

Ôi, ngứa ngáy quá, ước gì mình có thời gian ^^