NgàY Hội Truyền Thống Lần Thứ Vii! Công Tác Chuẩn Bị

[pd_quang]

CÔNG TÁC CHUẨN BỊ CHO NGÀY HỘI TRUYỀN THỐNG LẦN THỨ VII

Tính đến thời điểm này, ban tổ chứ đã trải qua 03 cuộc họp để thảo luận và phân chia công việc trong công tác chuẩn bị, sau đây em xin tổng kết lại tình hình thực hiện trong thời gian qua, và sẽ update liên tục tiến trình thực hiện công việc, để anh chị và các bạn tiện theo dõi và đóng góp ý kiến làm cho công tác chuẩn bị được chu đáo hướng đến một ngày hội truyền thống vui vẻ, ấm áp và thành công tốt đẹp.

Lần họp thứ I: ngày (13/07/2011)

Do thành phần của ban tổ chức ngày hội truyền thống (NHTT) năm nay là các cựu học sinh thuộc khóa 2001 (khóa 01) và khóa 2002 (khóa 02), những người chưa thật sự có kinh nghiệm về việc tổ chức NHTT, nên không tránh khỏi tình trạng bối rối và hơi lo lắng cho công tác tổ chức. Nhưng anh chị và các bạn yên tâm, công tác chuẩn bị vẫn có thể tiến hành tốt, bởi vì đã có hẳn một ban cố vấn dày dặn kinh nghiệm, các anh chị chính là thành viên của ban tổ chức NHTT từ những lần đầu tiên cho đến nay. Lần họp thứ I là sự gặp gỡ giữa ban tổ chức và các anh chị trong ban cố vấn.

Các công việc đã thảo luận:

Anh Hoàng Hiệp (thành viên ban cố vấn) chia sẻ tất cả các kinh nghiệm tổ chức NHTT, gợi ý một số hướng, ý tưởng để tổ chức NHTT lần VII
Xem lại bản kế hoạch công việc các lần trước và tiến hành note các công việc cần thực hiện.
Xem lại video clip ngày hội truyền thống lần III, để có cái nhìn tổng quát về diễn biến của ngày hội.
Thảo luận kế hoạch tìm kiếm nguồn nhân lực để phối hợp thực hiện.
Thảo luận việc tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức

Lần họp thứ 2: (ngày 19/07/2011)

Sau một tuần từ lần họp đầu tiên, ban tổ chức đã thực hiện được một số công việc, tuy nhiên số lượng các công việc này còn rất ít trong tổ số công việc, còn rất nhiều vấn đề cần giải quyết, thực hiện.

Các việc đã thực hiện được:

Đã có bản kế hoạch công việc tổng quát về việc tổ chức NHTT lần VII (thực hiện: Kim Châu, Trúc Phương, Kiều Diễm)
Đã khảo sát và lựa chọn thời gian, địa điểm tổ chức (thực hiện: Xuân Huy, Thanh Trúc, Nam Long)
Địa điểm tổ chức: 285/C145, Cách Mạng Tháng 8, P.12, Q.10 (Làng Nướng Nam Bộ)
Thời gian: 09h - 13h ngày 21/08/2011.
Đã có bản chi phí tạm tính cho việc tổ chức (thực hiện: Xuân Huy, Thanh Trúc, Thanh Thảo)
[Đăng nhập để xem liên kết. ]

Các việc thảo luận:
- Xây dựng chủ đề cho NHTT.
Theo ban cố vấn, Chủ đề là một phần không kém qua trọng để thu hút sự tham gia NHTT của các cựu học sinh, đồng thời là cái mà chương trình NHTT sẽ hướng tới. Mọi người bắt đầu thảo luận về chủ đề của NHTT. Có rất nhiều ý tưởng đã được đưa ra để thảo luận ngày hôm đó, như: CHUNG MỘT MÁI NHÀ, TRI ÂN, MỘT CHÚT GÌ ĐỂ NHỚ, ÔI! NGÀY XƯA YÊU DẤU, MÃI MÃI TÌNH BẠN,…
Tuy nhiên, như đã nói, Chủ đề có vai trò khá quan trọng, khó có thể quyết định lựa chọn ngay được nên các thành viên về nhà suy nghĩ thêm trước khi quyết định.
- Thiết kế vé và in ấn
Mọi người cùng xem lại các mẫu vé của những lần tổ chức NHTT trước đây và cùng nhau thảo luận đưa ra ý kiến về mẫu vé. Có ý kiến nên giữ lại mẫu cũ, có ý kiến cho rằng nên thiết kế mẫu mới. Kết quả: thiết kế mới mẫu vé
- Kế hoạch bán vé, giao vé
Mọi người thảo luận về việc bán vé, giao vé. Anh Tuấn Hiệp, anh Hoàng Hiệp (thành viên ban cố vấn) truyền đạt lại kinh nghiệm bán vé của năm trước.Với hình thức bán vé này đã mang lại nhiều thuận lợi và dễ dàng cho khách mời tham dự và cả ban tổ chức. Kết quả: hình thức bán vé vẫn giữ nguyên như năm trước.
- Kế hoạch mời, đưa đón thầy cô.
Cũng giống như mọi năm, năm nay sẽ có 02 xe đưa rước thầy cô. Chúng ta sẽ mời thầy cô của cả 2 trường Lê Quý Đôn Long An và Chuyên Long An.

Lần họp thứ 3: (ngày 26/07/2011)

Các việc đã thực hiện:

Đã có kế hoạch bán vé (thực hiện: Xuân Huy)
Từ 20/7 - 31/07/2011 - Là 130.000 đ đối với toàn bộ các cựu, riêng sinh viên, học sinh được ưu đãi giá 100.000đ (số lượng giới hạn là 100 vé)
Từ 01/08 - 20/08/2011 - Là 150.000 đ đối với toàn bộ các cựu, riêng sinh viên, học sinh được ưu đãi giá 120.000đ
Ngày 21/08 sẽ là 180.000 đối với người đã đi làm, sinh viên 150.000đ
Nhận đặt vé từ ngày 21/07/2011.Vé được xem như phiếu vào cửa và trên vé có số để dự bốc thăm trúng thưởng (diễn ra ngày 21/08/2011) với tổng giải thưởng dự kiến lên đến 5 triệu VNĐ.Các anh chị và các bạn ở Sài Gòn khi mua vé thì BTC sẽ cố gắng giao vé trực tiếp. Các anh chị và các bạn muốn tặng vé cho thầy cô thì BTC sẽ thay mặt gởi vé mời đến thầy cô dùm.
Anh chị và các bạn có thể xem thông tin chi tiết, và số lượng đặt vé tại:
[Đăng nhập để xem liên kết. ]
Đã có bảng kế hoạch về thực hiện một Video clip về thầy cô (thực hiện: Kiều Diễm, Nhật Vũ)
Trích dẫn:
"Kế hoạch đi quay clip các Thầy Cô (đã về hưu)
Nhóm 1
Các thành viên gồm: K. Diễm, Nhật Vũ, Thảo, Loan, Thoa, Nguyễn Vũ
Danh sách các Thầy cô cần quay trong đợt này: Thầy Tri, Cô Yến, Cô Tường Vân, Thầy Âu.
Thời gian bắt đầu: 8h30
Nơi hẹn: trước bưu điện Long An
Còn việc mua quà hay hoa gì đến để bàn lại rùi thông báo sau nhé.
Mong mọi người cùng cố gắng nhé. Đoàn kết là sức mạnh đấy." (Kiều Diễm)

Thảo luận:
Nội dung thảo luận chính của buổi họp lần 3 là việc thiết kế chương trình NHTT
Thiết kế chương trình tổng quát: Kim Dung, Kim Châu (cùng với sự tư vấn hỗ trợ của anh Hoàng Hiệp)
Thảo luận về Tiết mục mở màn.
Thảo luận về việc trình chiếu clip và phỏng vấn thầy cô.
Thảo luận về Nội dung phần lễ.
Thảo luận về Tiết mục văn nghệ
Thảo luận về Phần Trò chơi giao lưu.
Ngoài ra ban tổ chức cùng với ban cố vấn cùng bàn bạc về kế hoạch vận động tài trợ cho việc tổ chức. Bởi việc tổ chức năm nay cũng như các năm trước không tránh khỏi việc thiếu kinh phí tổ chức nằm ở các phần chi phí cố định, và giảm giá cho sinh viên.