Sơ đồ Tổ Chức – Một Công Cụ Tốt để Quản Lý

[nobipotter]

Sơ đồ tổ chức là một công cụ để truyền tải thông điệp và quản lý, cho phép mọi nhân viên và các nhà quản lý thấy rõ cấu trúc công ty về thứ tự cấp bậc và quan hệ trình báo. Nó cũng thể hiện văn hóa của công ty.

Ngoài các ô đại diện cho từng người, đường ngạch ngang chỉ thứ tự cấp bậc, đường ngạch thẳng đứng chỉ quan hệ trình báo giữa cấp dưới và cấp trên, trong một sơ đồ tổ chức nên có đường chấm để biểu thị cho một quan hệ làm việc sát sao, theo đó một người A có thể là hướng dẫn hay trưởng nhóm dự án cho một hay nhiều người khác, nhưng không phải là người quản lý trực tiếp của họ.
CÔNG DỤNG
Sơ đồ tổ chức rất hữu dụng trong các trường hợp sau:
* Truyển đạt thông tin về tổ chức và hướng dẫn.
* Hoạch định nguồn nhân lực.
* Hoạch định cho từng bộ phận hoặc nhóm làm việc.
* Họach định các nguồn tài nguyên khác cung ứng cho nhu cầu cá nhân hoặc bộ phận nào đó.
* Thay đổi phương pháp, quy trình quản lý.
* Tái cấu trúc công ty.
* Phân tích trách nhiệm công việc.
CÁC HÌNH THỨC
Tùy mô hình công ty và đặc điểm kinh doanh mà mỗi công ty nên chọn hình thức thiết kế sơ đồ tổ chức cho phù hợp.
Nếu công ty tổ chức theo thứ tự cấp bậc rõ rang, không có quá nhiều loại sản phẩm hoặc dịch vụ thì bảng sơ đồ tổ chức nên được thiết kế theo chiều dọc từ trên xuống với nhiều đường ngạch thẳng. Tính văn hóa công ty có thể thấy qua sơ đồ dạng này là sự phân quyền rất cụ thể cho từng nhà quản trị và mỗi nhà quản trị sẽ có nhiều nhân viên cấp dưới báo cáo công việc cho mình, chịu sự kiểm soát của mình.
Nếu công ty tổ chức đa phần là dàn trải ngang cấp nhau (vì có nhiều bộ phận khác nhau đảm nhiệm những khách hàng, sản phẩm hay dịch vụ khác nhau) thì sơ đồ tổ chức nên thiết lập theo chiều ngang. Đặc điểm văn hóa của công ty loại này là nhân viên được trao quyền hoạt động độc lập, được khuyến khích trao đổi thông tin và được tự do sáng tạo trong khuôn khổ, miễn làm sao hoàn thành trách nhiệm được giao.
Sơ đồ tổ chức tốt nhất là nên được thiết kế kết hợp hai hình thức trên. Những bộ phận cần luôn đảm bảo chuẩn mực làm việc như hành chính, văn phòng, kế toán… được vẽ theo chiều dọc, còn bộ phận đòi hỏi sự năng động, tự chủ như nghiên cứu phát triển, bán hàng, marketing,… thì theo chiều ngang, với nhiều đường chấm chấm do có nhiều dự án cần sự phối hợp làm việc chặt chẽ giữa nhiều người từ nhiều bộ phận khác nhau.
DÙNG SƠ ĐỒ TỔ CHỨC NHƯ MỘT CÔNG CỤ QUẢN LÝ
Sơ đồ tổ chức ở đa số các công ty thường chỉ là một hình thức thể hiện mô hình hiện có trong công ty chứ không phải những định hướng mà công ty đang vươn tới. Nếu được thiết lập từ trước và không cập nhật thường xuyên, sơ đồ tổ chức sẽ gây bối rối trong nội bộ và những khách hàng hay nhà đầu tư vào công ty, vì không ai nhận thức được quan hệ lao động giữa người này với người kia ra sao, người nào chịu trách nhiệm về những công việc gì.
Your browser may not support display of this image. Để có thể sử dụng sơ đồ tổ chức như một công cụ quản lý, ngoài việc phải cập nhật thường xuyên những thay đổi hay điều chỉnh trong công ty, sơ đồ tổ chức phải thể hiện được mô hình mà ban giám đốc mong muốn công ty sẽ đạt được. Có nhiều công ty còn nêu cụ thể những khách hàng, các sản phẩm chính… do một người đảm nhiệm cạnh bên ô để tên người đó. Với một sơ đồ như vậy, bất kỳ ai, từ nhân viên đến khách hàng, nhìn vào đều có thể xác định rõ vị trí, quyền hạn và trách nhiệm của mọi người trong công ty, đồng thời còn thấy được mục tiêu mà công ty đang nổ lực để đạt được.
Tất nhiên, để biến sơ đồ tổ chức công ty trở thành một công cụ quản lý đạt hiệu quả cao như mong muốn thì còn đòi hỏi nhiều yếu tố khác. Bản thân ban giám đốc và nhân viên phải thật sự coi trọng nó, xem nó là căn cứ để mình nhìn vào khi đến công ty mỗi ngày và nỗ lực làm đúng những gì đã nêu trong đó. Và điều đó lại liên quan đến văn hóa công ty.

Theo báo Doanh Nhân Sài Gòn cuối tuần